Bursa 22.12.2014
DİKKAT
Özellikle Mart 2015 sonuna kadar genel kurul yapılması gerektiği göz önüne alınarak bu çalışmaların çok ciddi olarak zamanında yapılması, sayım sonuçlarına göre envanter ve kar / zararın daha kısa zamanda tespit edilebileceğinin unutulmaması gerekir.
DİKKAT ÖNEMLİ!
YENİ YILA GİRERKEN MUHASEBE SİSTEMİ İLE İLGİLİ YAPILACAK İŞLEMLER
ENVANTER - SAYIM
1- ENVANTER:
Envanter veya kısaca Türkçe ismi ile sayım yapılması, muhasebenin yıl sonunda yapması gereken en önemli işlemidir. Türk Vergi Usul Kanununda 258 ve devamındaki maddeler genel olarak değerleme ve envanter konusunu işlemektedir.
İmalat ve ticaret işlemlerinde yıl içinde birçok mal giriş çıkışı olur, imal edilen ve satılan mallar bulunur. Bütün bu faaliyetler esnasında, işletmeler ne kadar dikkatli ve hassas bir sistem kursalar bile yine de kırılan-bozulan-kaybolan bir takım kıymetler olacaktır ve olmaktadır da. Bu sebeple işletmenin 31 Aralık tarihindeki statik mevcutlarının tesbiti gerekir. Böyle bir tesbit ise sayımlar ve mutabakatlarla yapılır.
Sayım nasıl yapılır?
1- Önce sayılacak kıymetler tesbit edilir. Bunlar hammaddeler, yarı mamuller, mallar, işletme malzemeleri, sabit kıymetler, nakitler, kıymetli evraklar olarak ayrılabilirler.
2- Sayımı yapılacak kıymetlerin cinslerine göre sayım ekipleri hazırlanır. Sayım ekipleri bizim tecrübelerimize göre 3 kişiden az olmamalıdır.
Ekiplerin kurulmasında bir ekip başı, bir sayıcı ve bir yazıcının olmasına dikkat edilir. Ekip elemanlarından en az biri sayılacak malı tanımalıdır.
3- Sayım başlamadan önce ekipler ambarları ve işletmeyi dolaşıp işin nasıl yapılacağını ve ne kadar süreceğini planlamalıdır.
4- Sayımdan önce ekiplerin sayım yaptıkları kıymetleri işaretlemesi ve hataya düşmemeleri için “SAYIM YAPILDI” yazılı kağıtların bastırılması tavsiye edilir.
5- Sayım günü ekipler “SAYIM DEFTER” veya “FORMLARINI” alarak sayıma başlarlar. Ekipten bir kişi kıymetin ismini, parti numarasını, miktarını okur, ikinci kişi deftere yazar, üçüncü kişi ise “sayım yapıldı” kağıtlarını yerleştirir.
6- Sayım bittikten sonra sayım amirinin başkanlığında ekipler sayımı yapılan bölgeyi bir daha kontrol ederek herhangi bir unutma ve yanılma ihtimalini önler.
7- Sayım bitiminden sonra “SAYIM DEFTERLERİ” değerleme, ambar kayıtları ile karşılaştırma ve yıl sonu muhasebe işlemleri için muhasebeye teslim edilir.
8- Muhasebe servisi “SAYIM DEFTERLERİNDEKİ” rakamları tesbit ve vergi usul kanununa göre değerleme yapar.
9- Daha sonra SAYIM DEFTERLERİ ile rakamlandırılmış sayım sonuçları muhakkak ciltlettirilerek veya dosyalanarak arşive kaldırılıp saklanmalıdır.
Buraya kadar klasik sayımı anlattık, oysa artık BARKOD var.
10- Teknolojik gelişmeler sonucu, barkodla yapılan sayımlar da gündeme gelmiştir. Barkod okutulmak suretiyle yapılan sayımlar da yine ekiple ve yukarıdaki usullere göre yapılmalı, aynı şekilde listelenerek listeler imzalanmalıdır.
11- Sayımda kasada bulunan dövizler efektif kurla, diğerleri M.B. döviz alış kuruna göre değerlenir.
12- Teknolojik gelişmeler, barkod uygulamaları ve MRP gibi sistemler kullanımı sonucu bazı firmalar, nasıl olsa sayım sonuçları ve teknolojik kayıtlar aynı olur, sayım sonucu = bilgisayar kayıtlarıdır diye düşünmektedir.
Böyle bir düşünce kesinlikle yanlıştır. Muhasebe ve bilgisayardaki sonuçlar ile sayım sonuçları arasında farklar olabilir. Bu sebeple firmalar, sayım yapmalı ve muhasebe ve bilgisayar kayıtları ile karşılaştırmalı, buna göre sarfları, muhasebe kayıtları ve maliyetlerini düzenlemelidir.
Teknoloji, siz yürütebiliyorsanız, gerekli kontrolleri yapıyorsanız iyidir, teknolojik bilgi akışında aksaklık olursa, elde edilen bütün bilgiler yanlış olur ve sonuçlar da yanlış çıkar. Bu unutulmamalı ve sayım yapılmalıdır.
Sayım işlemi yukarıda sayılan kıymetlere göre nasıl yapılır?
a) Hammadde, yarı mamul ve mamul maddeler ile işletme malzemeleri: Her kalemin cinsi, miktarı, parti veya kod numarası, ambalaj şekli sayım listesine kaydedilir.
b) Kasa: Çek, senet ve döviz kasalarında bulunan kıymetler tek tek veya kupürleri belirtilerek kaydedilir.
c) Senetler: Borçlusu, vadesi, tutarı belirtilerek sayılır, kaydedilir.
d) Makineler: Her bir makinenin cinsi, modeli bulunduğu bölüm, çalışıp çalışmadığı gibi hususlar tesbit edilip kaydedilir.
e) Demirbaşlar: Her birinin cinsi, modeli, miktarı, kullanılır durumda olup olmadığı tesbit edilir. Gerekli olanlar kayıtlardan silinmek üzere hurda demirbaşlar olarak kaydedilir.
Sağlıklı bir sayım yapıldıktan sonra değerleme işlemleri mali müşavir veya Yeminli Mali Müşavir kontrolü altında muhasebe servisi tarafından yapılır.
Yeminli Mali Müşavir
Bağımsız Denetçi
Cevdet Akçakoca
